En blog af Jakob Larsen, direktøren for IAAF/Mikkeller World Cross Country Championships.

30. marts — Moesgaard Museum i Aarhus

Om 125 dage skal Dansk Atletik igen være værter for et verdensmesterskab.

Der er gået 5 år siden vi var værter for VM halvmaraton 2014 i København. Siden har vi i samarbejde med vores foreninger etableret ‘Copenhagen Half Marathon’, etableret Skole OL på landsplan og afholdt ‘Royal Run’.

Vi havde faktisk indsendt et bud på VM halvmaraton 2018, men valgte efter mange overvejelser at trække vores bud grundet den daværende korruptionssag mod bl.a. IAAF’s tidligere præsident.

Buddet på VM halvmaraton 2018 rummede bl.a. tilføjelsen af en VM-mile — en idé, som førte til mile distancen ved ‘Royal Run’.

Det var enormt ærgerligt og frustrerende, for det var et virkelig spændende koncept — men omstændighederne var bare forkerte.

At arrangere et VM er ressourcekrævende, og det var derfor heller ikke uden en del overvejelser, at vi i 2015, kort tid efter valget af Sebastian Coe som præsident for IAAF, seriøst begyndte at overveje et værtskab for et crossmesterskab.

Dels ville vi gerne vise, at cross har en fremtid; at det ikke kun er på landeveje og stadion, at løb kan være sjovt og interessant. Dels ville vi gerne bruge anledningen til at etablere en årlig skoleturnering i cross; noget som i samarbejde med Dansk Skoleidræt nu er ved at ske.

Vi synes vi har et ret spektakulært løbsarrangement på trapperne. Et arrangement hvor verdens bedste løbere får den rute, som titlen fortjener. Og et arrangement, hvor alle i lighed med VM Halvmaraton 2014 kan være med.

Læs mere om detaljerne i arrangementet på vores hjemmeside og i denne uddybende blog post.

Olympic Agenda 2020

I 2014 udgav IOC det i mine øjne vigtigste dokument i nyere tids internationale idrætspolitik: “Olympic agenda 2020”. Jeg skal ikke trætte jer med detaljerne, men vi valgte at læse det på denne måde:

“Hvis vi laver cross rigtigt, hører det hjemme ved OL”

Vi ved godt, at vi ingen indflydelse har på en optagelse på OL-programmet. Men vi havde og har en ambition om at lave et VM Cross, som muliggør — endda fremmer — diskussionen om om genoptage cross på det olympiske program — ikke ved at kopiere de seneste års crossmesterskaber, men ved at iscenesætte cross på en mere tidssvarende måde.

Man kan derfor godt beskrive vores samlede tilgang til VM værtskabet med:

  • Sjov, nysgerrighed og interesse
  • Underholdende for deltagere, tilskuere og tv-seere
  • Investeringsværdigt

Du kan læse meget mere om det indledende forløb i dette opslag (på engelsk).

Men hvor er vi nu?

Med lidt mere end 4 måneder til start, er vi i gang med at beskrive og klargøre alle detaljer. Idéfaser og overvejelser er et overstået kapitel, nu handler det om at få styr på de utallige mange detaljer, som udgør et VM — og der er mange.

Eksempler herpå er det endelige design af sleeves til alle deltagere samt medaljer og medaljebånd, forberede og placere midlertidige strukturer til TV, callroom, tidtagning og ‘medical’, specificere nedgravede kabler på ruten til TV, definere akkrediteringszoner og planlægge ‘rutekort for tilskuere’, underholdning i fanzoner, design af alle skilte og bannere, menuen i ‘hospitality’, ‘clinic’ for lokale løbere i dagene op til VM, underholdning til banketten, antallet og udseende af vikinger langs ruten(!) og meget meget mere.

Et VM er nemlig en lidt anden mundfuld end andre store løbsarrangementer i Danmark. Udover VM halvmaraton 2014 tåler vel kun ‘Royal Run’ sammenligningen; ikke fordi andre løb er simple, men fordi der er væsentligt flere, som skal godkende alle detaljer i et VM.
Så vi bruger meget tid på at forberede og opnå godkendelse af et løb, som afvikles på én dag. Især fordi vores samlede koncept er ret anderledes end et normalt VM Cross, hvilket i mange situationer har betydet, at ‘manualen’ ikke dækkede planerne.

Et udsnit af de forskellige regulativer, som indrammer et VM — i alt 183 sider, som dækker alt det, som ikke har med selve konkurrencerne at gøre.Et eksempel:

Dansk Atletik: “Må der køre motocross cykler på ruten før hver start?”
IAAF: “…… Mnjoaeh…. Kan I uddybe?”
Dansk Atletik: “Jo altså…. vi tænkte, at…”

Den slags dækker regulativerne ikke, og udvekslingen er meget rammende for hele forløbet med at designe arrangementet. Det har været og er sjovt. Og der er mange elementer, som ikke har været prøvet før, som skal diskuteres grundigt — vi taler om et VM for åben skærm, så det skal virke i første forsøg.

Følg med i eventens udformning her — vi opdaterer løbende.

Vi gør hvad vi kan for at man ikke skal kede sig undervejs
Technical site visit

Tidligt i november havde vi besøg af en række af de internationale tekniske leverandører, som skal supportere VM: Tidtagning i eliteløbet, resultatformidling, TV-produktion og Event Presentation.

Fastlæggelse af placering af de mange kameraer til TV-produktion blev ikke lettere af vejret under site visit..

Et sådant besøg består af emne-inddelte møder, rundtur på ruten omkring Moesgaard Museum, og et afsluttende fællesmøde, hvor løse ender drøftes på tværs af ansvarsområder. Meget teknisk og meget nørdet.

Beslutningen om at lade almindelige løbere deltage i VM har stor betydning for håndtering af tidtagning. Det skulle løses på mødet.
De mange elementer på ruten er designet med henblik på at skabe spektakulære TV-billeder, og produktionsfolkene har reageret ved at øge antallet af kameraer for at dække det på bedst mulig vis. Og for at udnytte dette bedst muligt, er planlægningen af kamera-placering minutiøs.
Og for Event Presentation arbejdes der med en ny form for start/mål portal, “intro-” og “outro-sekvenser” for hvert løb samt diverse videoproduktioner, som skal bruges på dagen. Alt dette lægges i en ramme defineret af minutprogrammer, som p.t. rummer dagen fra kl. 09.00–19.00.

Det var gode dage vi brugte i Aarhus. Vi fik styr på mange tekniske detaljer, og fik også øje på nogle, som vi ikke har løst endnu.

Athletics Weekly

Vi har fra dag 1 kørt med en meget åben tilgang til værtskabet. Vi fortæller hellere end gerne, hvad vi lavER. Derfor var det også dejligt, at redaktøren for Athletics Weekly, et britisk ugeskrift om atletik, tog imod invitationen om at være til stede under ‘technical site visit’ — og endnu bedre var hans reaktion på såvel rute som det samlede event-koncept.

 

Der har været ret stor interesse for vores planer internationalt, og måske netop derfor er der p.t. næsten 20 % udlændinge blandt de tilmeldte.

Endurance Summit og Cheptegei

Så hvad står øverst på dagsordenen nu?
I denne weekend er vi værter for ‘European Ahtletics Endurance Summit’ -en trænerkonference i Skanderborg under titlen “Extremes — from Aarhus to Doha” med reference til årets to verdensmesterskaber, som begge på hver deres måde må beskrives som ekstreme for løbere.
Blandt oplægsholderne er Joshua Cheptegei, som i søndags satte uofficiel verdensrekord på 15 km. Joshua vandt sølv på 10.000 meter ved det seneste VM og er blandt favoritterne til VM-titlen i Aarhus.
Lørdag benyttede Joshua lejligheden til at træne på VM-ruten, som adskiller sig markant fra de seneste mange års VM-ruter — ikke mindst ved at have en langt mere udfordrende ruteprofil med i alt ca. 340 højdemeter på 10 km distancen.

Deltagere og tilskuere

Udover konference har rekruttering af deltagere og tilskuere absolut højeste prioritet. Der er ikke megen grin ved at holde fest, hvis der ikke kommer nogen.
Så vi har en ret omfattende indsats rettet mod begge dele.. Skynd jer at melde jer til på aarhus2019.dk  — jo flere vi er, jo sjovere bliver denne ‘løbernes skovtur 2019’.

Og så alt det andet

Og så er der jo alt det andet. Alt det praktiske, som jeg kort nævnte i starten.
Hvor skal hvem bo? Hvad skal de transporteres i? Hvor må hvem bevæge sig rundt? Og hvordan kontrollerer vi det? Hvordan bygger vi rute og faciliteter op på under en uge, når der skal ske så meget på én gang? 

Vi skal have fundet plads til en brandbil herinde… 

Hvordan udlever vi fantasien om klubområde, vikinger, løbe-cheerleaders på taget, mudder, fyrværkeri og øltelt uden at det påvirker det sportslige — og samtidig giver helt almindelige løbere en løbeoplevelse for livet?

Og måske det mærkeligste spørgsmål: Hvordan får man en brandbil ind i et telt?

Vi arbejder på at forberede en udstilling om cross’ historie på ‘Dokk1′ i måneden op til VM.
Vi forbereder også ‘Clinic’ — en træningssamling for unge løbere med nogle af de store stjerner fra cross-historien.

Frivillige

Vi skal bruge frivillige — mange frivillige. Det er også et fokusområde. Det vender jeg tilbage til næste gang. Men henvend dig gerne til [email protected].

De næste 25 dage

Jeg har sat mig for at opdatere jer hver 25. dag. Så hvad skal vi lave indtil da?

  • Vi skal have færdiggjort planerne for det nye DM ungdom cross-stafet, som afvikles på VM-dagen ved siden af VM-ruten — og vi skal have opmuntret alle foreninger til at komme og være med.
  • Vi har en lille gruppe afsted til EM Cross for at studere den tekniske håndtering af udvalgte dele.
  • Vi skal have afsluttet planer for venue dressing, hvilket afhænger af kameraplaceringer
  • Vi skal have udarbejdet gæstelister til VIP
  • Vi skal færdiggøre planer for hele ‘medical’ området
  • Vi skal have lukket en række aftaler med diverse partnere
  • OG VI SKAL HAVE JER ALLE TIL AT LØBE MED

Der er nu under en måned til jul. Og juletravlheden har meldt sig hos VM Cross 2019. Jeg kommer med mere nyt inden jul — indtil da ønskes I alle en rigtig god december måned.